Immobilienverwalter: Zeiten verändern sich - Kompetenzanforderungen auch

Die Branche der Immobilienverwalter wird großteilig von kleinen und Kleinstunternehmen geprägt, in denen die Geschäftsführung häufig auch selbst noch operativ tätig ist. Auf der anderen Seite gibt es jedoch auch eine steigende Anzahl größerer Unternehmen, die 10.000 Wohneinheiten und mehr verwalten. Entsprechend unterschiedlich sehen auch die Personaltableaus der Unternehmen aus. Naturgemäß gibt es dementsprechend auch unterschiedliche Erfolgsindikatoren hinsichtlich der personellen Ausrichtung. Bevor nachfolgend auf die Unterschiede eingegangen wird, sind zunächst die Gemeinsamkeiten herauszustellen.

Immobilienverwaltungsunternehmen jeglicher Größe einigt die händeringende Suche nach qualifizierten Fach- und Führungskräften. Darüber hinaus gibt es bislang keine Mindeststandards hinsichtlich der Berufszugangsregelungen. So ist etwa weder eine Ausbildung als Immobilienkaufmann notwendig noch kann die Ablegung einer Weiterbildungsprüfung als branchenüblicher Mindeststandard angesehen werden. Dies ist möglicherweise ein Grund für die im Vergleich zu anderen immobilienwirtschaftlichen Zweigen noch immer unterdurchschnittliche Ausbildungstätigkeit der Branche (vgl. Branchenbarometer DDIV 2016).

Verschärft wird die Situation durch Anforderungen, die etwa durch Themen wie Digitalisierung, Kundenansprüche und strategische Ausrichtung des Unternehmens aufgeworfen werden.
Betrachtet man das Thema der unternehmensstrategischen Ausrichtung, so lassen sich zwei Tendenzen ausmachen:

1. Kleine Verwaltungsunternehmen blieben klein.
2. Große Immobilienverwalter wachsen.

Kleine oder Kleinstbetriebe mit 500 und weniger verwalteten Einheiten sind in der Regel Ein- oder Zwei-Personen-Gesellschaften, häufig als Familienbetrieb organisiert. Und auch leicht größere Betriebe sind häufig noch zu klein, um in personeller Hinsicht eine nachhaltige Strategie entwickeln zu können. Dabei gilt die Regel: je größer das Immobilienverwaltungsunternehmen, desto größer soll auch die zu verwaltende Eigentümergemeinschaft sein, um für das gesamte Unternehmen wirtschaftlich zu sein. Rasantes Wachstum ist damit vorprogrammiert und wirkt sich unmittelbar auf das Personaltableau des Unternehmens aus.

Onboarding: Gezielte Integration neuer Mitarbeiter

Für kleine Unternehmen besteht die Herausforderung dann darin, neue Mitarbeiter zu identifizieren, zu akquirieren und zu qualifizieren. Neue Mitarbeiter entstammen oftmals dem persönlichen Umfeld und sind häufig Quereinsteiger ohne relevante Berufserfahrung als Immobilienverwalter. Die Grundlagenqualifizierung ist hiermit die wichtigste Voraussetzung, um eine zügige Integration zu gewährleisten und der schnellste Weg für neue Mitarbeiter sich wirtschaftlich selbst zu tragen. Problematisch ist in kleinen Unternehmen, dass sie neue Mitarbeiter nicht „auf Herz und Nieren“ testen können, sondern bei der Einstellung stets auch etwas Risiko kalkulieren müssen, das sich bei ungünstigem Verlauf als hohes finanzielles Risiko entpuppen kann.

Denn: ob die Tätigkeit des WEG-Verwalters, die als herausfordernd umschrieben werden kann, tatsächlich passend und richtig ist, lässt sich häufig erst nach einiger Zeit sagen. Das Unternehmen und der Mitarbeiter benötigen einen Eingewöhnungsprozess, der bestenfalls nicht länger als eine Versammlungssaison dauert. Strukturierte Praktika und Orientierungsphasen gekoppelt mit einer fachlichen fundierten Grundlagenausbildung scheinen dahingehend ein angemessener Ansatz zu sein, um den potentiellen Arbeitnehmer mit dem fachkräftesuchenden Unternehmen zusammenzubringen. Das Matching zwischen Bewerber und Unternehmen kann somit bereits vor der Einstellung stattfinden und minimiert eine Fülle an Unsicherheiten und Risiken auf beiden Seiten.

Zudem ist vorstellbar, dass große Unternehmen, die auch zukünftig expandieren, sich hingegen eine andere Herangehensweise leisten können: wenn große Eigentümergemeinschaften in den Bestand aufgenommen werden, kommt es mitunter auch zur Übernahme des Personals des vormaligen Verwalters oder sie übernehmen kleine und mittlere Branchenunternehmen vollständig.

Die Integration der Mitarbeiter des zu übernehmenden Unternehmens darf dabei als zentrale Herausforderung angesehen werden. Mit dem sog. Onboarding, also der strukturieren und durch gezielte Maßnahmen geförderten Integration von neuen Mitarbeitern ins Unternehmen, sind verschiedene Ziele verknüpft:

• Fachliches Onboarding der neuen Mitarbeiter beschleunigen sowie Homogenisierung von Kompetenzniveaus
• Prozessstabiliät trotz neuer Mitarbeiter sicherstellen
• Friktionen im Arbeitsprozess durch häufige Rückfragen / Fehler der neuen Mitarbeiter verringern
• Kundenbeschwerden aufgrund von Prozessinstabilitäten vermeiden

Die EBZ Akademie hat in der Vergangenheit bei solchen Übernahmenden den Onboarding-Prozess im Unternehmen unterstützt. Gemeinsam mit den Fach- und Führungskräften des übernehmenden Unternehmens wurde ein Konzept entwickelt, das eine fachliche und prozessuale Einarbeitungsphase für die neuen Mitarbeiter ermöglicht. Kern der fachlichen Einarbeitung waren häufig fundierte Schulungen im Rahmen eines firmenspezifischen Zertifikatslehrgangs. Begleitet wurden diese Schulungen durch ein ergänzendes on-the-Job-Training, das durch Multiplikatoren im Unternehmen begleitet wurde. Die Multiplikatoren wurden hierfür im Rahmen einer Train-the-Trainer-Schulung vorbereitet.