Informationen über den Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten bei Bewerbungsverfahren

Stand: 2021-02

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten bei der Bearbeitung während des gesamten Bewerbungsprozesses ist für uns ein wichtiges Anliegen. Mit diesem Schreiben möchten wir Sie über den Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten informieren und erklären Ihnen im Folgenden, wie wir Ihre Daten im Rahmen der Bewerbung verarbeiten und halten weitere in diesem Zusammenhang relevante Informationen für Sie bereit.

Wer ist verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten?

Verantwortlich im Sinne der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist das Europäische Bildungs-, Forschungs- und Informationszentrum der Wohnungs- und Immobilien­wirtschaft (EBZ) – gemeinnützige Stiftung.

Unsere Kontaktdaten bei Bewerbungsverfahren:

EBZ Stiftung
Personalabteilung
Springorumallee 20
44795 Bochum

Tel.: 0234 9447-625
bewerbung@e-b-z.de

Die Kontaktdaten unserer Datenschutzbeauftragten:

EBZ Stiftung:
Stephan Hacke
Tel.: 0234 9447-566
s.hacke@e-b-z.de

EBZ Business School:
Stefanie Walter
Tel.: 0234 9447-725
s.walter@ebz-bs.de

EBZ Service:
Wolfgang Schilling
Tel. 0234 9447-352
w.schilling@e-b-z.de

Postadresse jeweils:
Springorumallee 20
44795 Bochum

InWIS:
Christian Stamer
Tel. 0234 89034-11
christian.stamer@inwis.de

Postadresse:
Springorumallee 20A
44795 Bochum

Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir personenbezogene Daten?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogene Daten für den Zweck Ihrer Bewerbung für ein Beschäftigungs­verhältnis, soweit dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungs­verhältnisses mit uns oder einer unserer Gesellschaften erforderlich ist.

Ihre Bewerbung wird von der Personalabteilung der EBZ Stiftung und der Gesellschaft, bei der die Stelle angesiedelt ist, verarbeitet. Ebenso nutzen ggf. der zuständige Betriebsrat und die Schwerbehindertenvertretung Ihre Daten, um ihre gesetzlichen Beteiligungsrechte bei der Stellenbesetzung wahrzunehmen. Eine Weitergabe an die anderen Gesellschaften erfolgt nicht ohne Ihr Einverständnis. Die zur EBZ Stiftung gehörenden Gesellschaften sind:

  • EBZ Business School GmbH
  • EBZ Service GmbH
  • InWIS Forschung & Beratung GmbH
  • InWIS – Institut für Wohnungswesen, Immobilienwirtschaft, Stadt- und Regionalentwicklung GmbH

Rechtsgrundlage ist § 26 Abs. 1 i.V.m. Abs. 8 S. 2 BDSG. Weiterhin können wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, soweit dies zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen aus dem Bewerbungsverfahren gegen uns erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 6 Abs. 1, lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse ist beispielsweise eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungs­gesetz (AGG). Soweit es zu einem Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns kommt, können wir gemäß § 26 Abs. 1 BDSG die bereits von Ihnen erhaltenen personenbezogenen Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses weiterverarbeiten, wenn dies für die Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist.

Wir sind gesetzlich verpflichtet sicherzustellen, dass wir keine finanziellen Zuwendungen an nach Anti-Terror-Gesetzen der EU (sog. Sanktionslisten) und dem Außenwirtschaftsgesetz sanktionierte Empfänger gewähren. Daher gleichen wir die Stammdaten unserer ausgewählten Bewerber im gegebenen Fall gegen die jeweils aktuellen Sanktionslisten bzw. gesetzlichen Vorgaben ab.

Zur Verbesserung unserer Stellenausschreibungen und Stellenbesetzungsprozesse führen wir anhand von pseudonymisierten Bewerberdaten Analysen und Auswertungen zu statistischen Zwecken durch, z.B. wie viele Bewerber haben sich auf eine Stelle beworben und wie lange war die Stelle ausgeschrieben. Informationen über aktuelle und ehemalige Bewerber werden darüber hinaus für statistische Analysen verarbeitet, wie z.B. in welcher Entfernung jemand von der Arbeitsstelle wohnt. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse an der Verbesserung unserer Stellenausschreibungs- und Stellenbesetzungsprozesse. Der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für diesen Zweck können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, laut Art. 21 Abs. 1 DSGVO widersprechen.

Welche Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten wir?

Wir verarbeiten Daten, die mit Ihrer Bewerbung in Zusammenhang stehen. Dies können allgemeine Daten zu Ihrer Person (wie Namen, Geburtsdatum, Anschrift und Kontaktdaten), Angaben zu Ihrer zur beruflichen Qualifikation und Schulausbildung oder Angaben zur beruflichen Weiterbildung sein oder andere Angaben, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung übermitteln (z.B. Fotos oder Angaben zu einer Schwerbehinderung).

Im Übrigen können wir von Ihnen öffentlich zugänglich gemachte, berufsbezogene Informationen verarbeiten, wie beispielsweise Profile bei beruflichen Social Media Netz­werken.

Ist die Übermittlung in ein Drittland beabsichtigt?

Eine Übermittlung in ein Drittland ist nicht beabsichtigt.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange wie dies für die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist. Soweit ein Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns nicht zustande kommt, können wir darüber hinaus noch Daten weiter speichern, soweit dies zur Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche erforderlich ist. Dabei werden die Bewerbungs­unterlagen sechs Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens gelöscht, sofern nicht eine längere Speicherung aufgrund von Rechtsstreitigkeiten erforderlich ist.

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten ggf. in unserem Bewerberpool, wenn Sie uns Ihre Einwilligung dazu erteilen (Art. 6 Abs. 1 lit. a), die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können.

Welche Rechte haben Sie?

Als Bewerber bei uns haben Sie je nach der Situation im Einzelfall folgende Datenschutzrechte, zu deren Ausübung Sie sich an uns wenden können.

1. Auskunft

Sie haben das Recht, Auskunft über Ihre bei uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten sowie Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten und/oder Kopien dieser Daten zu verlangen. Dies schließt Auskünfte über den Zweck der Nutzung, die Kategorie der genutzten Daten, deren Empfänger und Zugriffsberechtigte sowie, falls möglich, die geplante Dauer der Datenspeicherung oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer, ein.

2. Berichtigung

Sie haben das Recht, von uns unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung haben Sie das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personen­bezogener Daten – auch mittels einer ergänzenden Erklärung – zu verlangen.

3. Widerspruch

Soweit die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten aufgrund von Art. 6 Abs 1 lit. f DSGVO erfolgt, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung dieser Daten einzulegen. Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

4. Widerruf

Wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird. Hierzu können Sie uns oder unseren Datenschutzbeauftragten jederzeit unter den oben unter Ziffer 1 genannten Daten kontaktieren.

5. Löschung

Sie haben das Recht, von uns zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, und wir sind verpflichtet, personenbezogene Daten unverzüglich zu löschen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:

  • die personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig;
  • Sie legen Widerspruch gegen die Verarbeitung ein und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor;
  • die personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet;
  • die Löschung der personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich, dem wir unterliegen.

Dies gilt nicht, soweit die Verarbeitung erforderlich ist:

  • zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die die Verarbeitung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem wir unterliegen, erfordert;
  • zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

6. Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der folgenden Voraussetzungen gegeben ist:

  • wenn die Richtigkeit der personenbezogenen Daten von Ihnen bestritten wird, und zwar für eine Dauer, die es uns ermöglicht, die Richtigkeit der personen­bezogenen Daten zu überprüfen;
  • wenn die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung der personen­bezogenen Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangen;
  • wenn wir die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigen, Sie sie jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen;
  • wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben, solange noch nicht feststeht, ob unsere berechtigten Gründe gegenüber den Ihrigen überwiegen.

Wurde die Verarbeitung gemäß diesem Buchstaben (f) eingeschränkt, so dürfen diese personen­bezogenen Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden. Haben Sie eine Einschränkung der Verarbeitung erwirkt, werden wir Sie unterrichten, bevor die Einschränkung aufgehoben wird.

7. Beschwerderecht

Sie haben unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Die für uns zuständige Behörde für den Datenschutz:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf

Tel.: 0211 38424-0
Fax: 0211 38424-10
poststelle@ldi.nrw.de

Erforderlichkeit des Bereitstellens personenbezogener Daten

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben, noch sind Sie verpflichtet, personenbezogene Daten bereitzustellen. Allerdings ist die Bereitstellung personenbezogener Daten für einen Vertragsabschluss über ein Beschäftigungsverhältnis mit uns erforderlich.

Das heißt, soweit Sie uns keine personenbezogenen Daten bei einer Bewerbung bereitstellen, werden wir kein Beschäftigungsverhältnis mit Ihnen eingehen.

Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Es findet keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall im Sinne des Art. 22 DSGVO statt, das heißt, die Entscheidung über Ihre Bewerbung beruht nicht ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung.

Allgemeine Datenschutzerklärung

Unsere allgemeine Datenschutzerklärung finden Sie hier.