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15. Mai 2020 - Branchentrends
Bei der Einführung von neuen Kollaborations-Tools ist es wichtig, alle Mitarbeiter auf den gleichen Stand zu bringen. Freude an der Arbeit und Lust auf Neues kann nur entstehen, wenn alle Mitarbeiter sich mitgenommen fühlen. Lesen Sie daher hier, wie dies gelingen kann.

Mit moderner und wertschätzender Arbeitskultur punkten

Digitale Kommunikation und Zusammenarbeit in der Arbeitswelt 4.0

Bei der Einführung von neuen Kollaborations-Tools ist es wichtig, alle Mitarbeiter auf den gleichen Stand zu bringen. Freude an der Arbeit und Lust auf Neues kann nur entstehen, wenn alle Mitarbeiter sich mitgenommen fühlen. Lesen Sie daher hier, wie dies gelingen kann.

Mit dem Einstieg der sogenannten Generation Y (Jahrgänge 1980 – Ende der 90er) in das Berufsleben fordern immer mehr Arbeitnehmer von ihren Arbeitgebern mobiles und flexibles Arbeiten. Diese Generation hat nicht nur einen flexiblen Lebensstil verinnerlicht, sondern auch einen, bei dem Mobilität selbstverständlich ist. Die Y-ler haben sowohl das Homeoffice als auch das Arbeiten in Cafés oder Flughäfen zur neuen Norm gemacht. Und gleichzeitig unterstützt diese Flexibilität ganz wesentlich die Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Ob diese Generation die Unternehmen der Immobilien- und Wohnungswirtschaft als attraktiven Arbeitgeber ansieht, hängt nicht zuletzt davon ab, ob es der Branche gelingt, moderne und flexible Kommunikations- und Kollaborationsformen im Job anzubieten. Hierin unterscheiden sie sich übrigens nicht von der nachfolgenden Generation Z, die zurzeit noch die Schulen und Universitäten besucht, und demnächst auf den Arbeitsmarkt strömen wird.

Corona-Krise hat mobiles Arbeiten zur Notwendigkeit gemacht

Durch die aktuelle Corona-Krise ist die Bedeutung von mobilem Arbeiten, Homeoffice und digitaler Zusammenarbeit noch einmal exponentiell gestiegen. Die Schließung von Kitas und Schulen, das Verbot von Dienstreisen zwingen Tausende Mitarbeiter ins Homeoffice. Videokonferenzen sowie die Zusammenarbeit über moderne Kollaborationsplattformen müssen die klassische Face-to-Face-Kommunikation mit Kollegen, der eigenen Führungskraft und Geschäftspartnern ersetzen. In Zeiten sich leerender Büroräume wird sich zeigen, welche Unternehmensorganisationen für die virtuelle Zusammenarbeit gerüstet sind. Einfache und selbsterklärende IT-Kollaborationstools gibt es viele am Markt, entscheidend ist, wie sie eingeführt werden und ob sich die Unternehmenskultur anpasst. Wie dies gelingen kann, wollen wir anhand unserer eigenen Akademie-Arbeit beschreiben.

Einsatz von modernen Kommunikations- und Kollaborationstools in der EBZ Akademie

Als wir vor ungefähr einem Jahr bei uns eine Kollaborationssoftware eingeführt haben, war uns noch nicht bewusst, wie stark sich unsere Zusammenarbeit in der Akademie dadurch verändern wird. Nachdem wir uns einen Überblick über die Möglichkeiten des gesamten neuen Softwarepaketes (in unserem Fall Microsoft Office 365) verschafft haben, war schnell klar: Wir wollen das Kollaborationstool (hier: MS Teams 365) als zentrale Kommunikations- und Kollaborationsplattform nutzen. Seither ist die Plattform nicht mehr aus unserem Alltag wegzudenken. Die alltägliche (interne) E-Mail-Flut hat sich um ca. 75% verringert, der Austausch untereinander und die Dateienablage von team- und abteilungsübergreifenden Projekten ist seither vereinheitlicht und die Akademie lebt nicht nur physisch in der dritten Etage des EBZ-Neubaus, sondern auch auf der digitalen Plattform. Insbesondere die Videotelefonie ist so einfach wie nie. Ein großer Vorteil für uns, denn circa die Hälfte unserer Kollegen arbeitet auch regelmäßig mobil von Zuhause aus. Schwierige Terminfindungen für Besprechungen gehören nun der Vergangenheit an, da viele Besprechungen zwar noch ganz „analog“ stattfinden, es jedoch kein Problem ist, die Kollegen aus dem Homeoffice digital dazu zuschalten.

Neue technische Möglichkeiten müssen mit Leben gefüllt werden

Als Alternative zu dem Gesamtpaket Microsoft Office 365 gibt es auch noch viele andere Anbieter und Tools (zum Beispiel Slack), die die digitale Kommunikation und Kollaboration fördern und unterstützen. Das Beispiel soll zeigen, dass Sie mit einfachen Mitteln viel erreichen können. Aber wie so oft reicht es hier nicht aus, ein IT-Tool freizuschalten. Es muss mit Leben gefüllt werden. Aus unserer Erfahrung sind die folgenden fünf Kriterien für den Erfolg entscheidend:

Fünf Erfolgskriterien für die Einführung einer digitalen Kommunikations- und Kollaborationsplattform:

  • Schaffen Sie ein „Commitment“ im Führungskreis. Die Unternehmensleitung muss sich klar und verbindlich für das Tool aussprechen und dies auch leben. Die Unternehmensleitung sowie die Führungskräfte sind die wesentlichen Treiber – wenn alle dahinterstehen und als Vorbild agieren, sind die Leitplanken gelegt.
  • Bilden Sie ein interdisziplinäres Projektteam zur Einführung des neuen Kommunikations- und Kollaborationstools. Um die Akzeptanz zu erhöhen, sollten ausgewählte (kritische) Mitarbeiter und Führungskräfte in den Entwicklungsprozess mit eingebunden werden. Sie sind die Multiplikatoren im Unternehmen. Insbesondere in der Anfangsphase nehmen sie die Kollegen mit, laden zu Workshops und Austauschrunden ein und stehen jederzeit als Ansprechpartner zur Verfügung.
  • Stellen Sie die Notwendigkeit, den Sinn und den Nutzen des Tools für Ihre Mitarbeiter besonders heraus. Was verändert sich dadurch? Wodurch hat jeder einzelne einen Vorteil bzw. Mehrwert? Kleine „Leuchtturm-Projekte“ vor dem offiziellen Roll-out können dabei helfen.
  • Schaffen Sie für Ihre Mitarbeiter einen Orientierungsrahmen. Für das digitale Arbeiten neben der klassischen analogen Organisationsstruktur bedarf es an neuen Regeln, Prozessen und der Definition von Schnittstellen, um für alle Beteiligten ersichtlich zu machen, an welcher Stelle, wie und wo – digital oder analog – gearbeitet wird. Das schafft Sicherheit im Umgang mit dem neuen Tool.
  • Haben Sie Mut für Experimente, probieren Sie aus und finden Sie für sich die beste Lösung im Trial-and-Error-Prinzip. Es gibt für die richtige Ausgestaltung und Vorgehensweise kein allgemeingültiges Rezept. Regelmäßige Reflexionsrunden helfen Ihnen, neue Ideen einzubringen und das Konzept stetig weiterzuentwickeln.

Wieder Lust auf Neues

Digitale Kommunikations- und Kollaborationstools sind nur ein Baustein, um Ihre Mitarbeiter in der digitalen Transformation aktiv „mitzunehmen“ und ein attraktives Arbeitsumfeld in Zeiten von New Work zu schaffen. Dabei geht es in diesem Zusammenhang nicht darum – wie oft in Start-ups praktiziert – einen Kickertisch zu kaufen und jede Woche frisches Obst zu bestellen. Es sind die kleinen Veränderungen der Strukturen und Prozesse, die dazu beitragen, die Herausforderungen unserer Zeit noch besser zu meistern. Es sind diese Experimente, die das Arbeiten, das Lernen am Arbeitsplatz und die Kommunikation im Unternehmen erheblich verbessern und letztlich für alle Kollegen einen Mehrwert generieren. Und ganz wichtig: Wieder Lust auf Neues und Lernen machen!

Planen Sie auch gerade Microsoft 365 und Teams einzuführen? Dann melden Sie sich gerne bei uns, damit wir unsere Erfahrungen austauschen können. Wir freuen uns auf Sie!

 

Dieser Artikel ist auch in der letzten Ausgabe (2/2020) des VDWaktuell erschienen - dem Online-Magazin des VDW südwest und VDW saar.

 

 

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Über den Autor

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Madeleine Thon (M.A.)

Teamleiterin Organisationsentwicklung und Projektmanagement

"Mein Ziel ist es, mit Ihnen gemeinsam Wege und Möglichkeiten für Ihre Organisation zu finden, schneller auf Veränderung zu reagieren, ohne dabei die bestehende Organisationsstruktur vollständig neu aufzusetzen. Einfache und praktikable Lösungen für den Praxisalltag – für mehr Effizienz und Innovation. Ich freue mich auf den Austausch mit Ihnen."