Insights EBZ Akademie: Training Bildungsberatung

Angesichts der Dynamik in vielen Märkten müssen Mitarbeiter immer schneller auf neue Prozesse, Tools und Produkte geschult werden. Dies erfordert ein grundsätzliches Umdenken in der Weiterbildung. Mitarbeitertrainings werden zunehmend von den Fachbereichen initiiert, müssen einen signifikanten Nutzen für die Praxis stiften und gut in den täglichen Arbeitsalltag des Mitarbeiters integriert sein. Digitales Lernen, Präsenztrainings und soziales Lernen in Netzwerken müssen intelligent miteinander verzahnt werden. Wie dies konkret aussehen kann, auch unter Einbeziehung von Lernmanagementsystemen und modernen Kollaborationstools wie z.B. Teams365, möchte ich im Folgenden am Beispiel einer Trainingsreihe zur Bildungsberatung aus der EBZ Akademie beschreiben.

Zertifikatslehrgänge wie z.B. Immobilienfachwirte, Bauleiter, Immobilientechniker und Bilanzbuchhalter sind beratungsintensive Bildungsprodukte. Schließlich investieren die Teilnehmer viel Zeit in diese Fortbildungen und verbinden damit persönliche Karriereschritte. Zusätzlich gilt es, durch die Inanspruchnahme der passenden staatlichen Weiterbildungsförderung Geld zu sparen (MeisterBafög u.a.).

Entsprechend hoch sind die Erwartungen unserer Kunden an die Qualität einer Bildungsberatung. Für die Bildungsreferenten in der EBZ Akademie resultieren daraus zahlreiche Herausforderungen in der täglichen Beratungspraxis:

• Sie müssen jederzeit über das aktuelle (Bildungs-)Produktwissen verfügen. Angesichts des dynamischen und breiten Produktportfolios der EBZ Akademie keine leichte Aufgabe, insbesondere in Vertretungssituationen.
• Sie müssen Kunden individuell zu möglichen Weiterbildungsförderungen beraten können – und dies vor dem Hintergrund einer Vielzahl von sich ständig ändernden Förderwegen, die je nach Produkt und Bundesland voneinander abweichen.
• Sie müssen kommunikativ stark sein, um die Beratungsgespräche zielgruppenspezifisch und kundenorientiert durchführen zu können.
• Sie müssen den internen Bildungsberatungsprozess beherrschen (inkl. Dokumentationspflichten).

Um auf die oben skizzierten Herausforderungen gut vorbereitet zu sein, wurde für die Bildungsreferenten der EBZ Akademie im Januar und Februar 2020 ein strukturiertes Blended Learning Training aufgesetzt:

• Über mehrere kleine Learning Nuggets (sog. Lernhäppchen) wurde das notwendige Prozess- und Produktwissen sowie die Details der unterschiedlichen Weiterbildungsförderungen geschult.
• In einem Präsenztraining mit unserem Vertriebstrainer Achim Dohmeier wurden Beratungsgespräche geübt und anschließend in einem Transfercoaching on the job vertieft.

Die digitalen Learning Nuggets (Lernvideos, Quizaufgaben, Produktsteckbriefe) wurden den Mitarbeitern über unser Lernmanagementsystem LMS365 über einen Zeitraum von zwei Wochen im Vorfeld des Präsenztrainings zur Verfügung gestellt. Für die Kommunikation und Kollaboration in der Lerngruppe wurde eine Gruppe in Microsoft Teams freigeschaltet.

Ein Training ist nur dann erfolgreich, wenn es am Ende einen Nutzen für die tägliche Arbeit stiftet (sog. Outcome-Orientierung). Das erworbene Wissen muss über einen längeren Zeitraum präsent sein und sich im Idealfall stets aktualisieren. Die im Präsenztraining erworbenen Verhaltensweisen sollen dauerhaft im Berufsalltag umgesetzt werden. Und last but noch least sollte das Training leicht in den Berufsalltag der Mitarbeiter integrierbar sein.

Um dies sicherzustellen sind folgende Aspekte für die Trainingskonzeption wichtig:

• Die Lerninhalte müssen aus dem Berufsalltag der Mitarbeiter kommen, also über eine hohe Relevanz und Praxisnähe verfügen. Dies erreicht man am ehesten, wenn der Content von den Mitarbeitern und ihren Führungskräften selbst ausgewählt/ erstellt wird (sog. user generated content). Videotools und einfache Autorenprogramme kosten heute nicht mehr viel und sind einfach zu bedienen.
• Einmal erworbenes Faktenwissen muss immer wieder aufgefrischt und aktualisiert werden. Dies haben wir so geregelt, dass die Mitarbeiter mit dem erfolgreichen Bearbeiten eines Learning Nuggets über das Lernmanagementsystem (LMS) ein Zertifikat erhalten, das alle 2 Monate erneuert werden muss. Nach zwei Monaten müssen die Learning Nuggets also erneut durchlaufen werden. Außerdem bleiben die Learning Nuggets nach Ablauf der Schulungsreihe auf dem LMS dauerhaft verfügbar, so dass die Mitarbeiter bei Bedarf jederzeit darauf zugreifen können (learning on demand).
• Faktenwissen (hier in Form von Leaning Nuggets) kann über das LMS zeitlich flexibel und mobil erworben werden. Für Mitarbeiter mit vielen Außenterminen und Homeoffice ein nicht zu unterschätzender Vorteil. Auch müssen in Urlaubs- und Krankheitsfällen keine neuen Trainingstermine organisiert werden - im Gegensatz zu klassischen Präsenzschulungen.
• Verhaltensweisen/ kommunikative Kompetenzen lassen sich gut in Präsenztrainings erwerben, benötigen aber zur Transferunterstützung weitere Elemente wie z.B. ein nachfolgendes Coaching durch den Trainer oder regelmäßige Fresh-Ups.
• Den Führungskräften kommt im Nachgang zum Training eine ganz entscheidende Rolle zu. Sie beobachten in ihrer Führungsrolle die Umsetzung der Trainingshalte in die Praxis, geben Feedback und greifen bei Bedarf unterstützend ein.

Jedes Training greift in den Arbeitsablauf von Mitarbeitern und Teams ein und soll diesen letztendlich sogar (positiv) verändern. Deshalb ist eine gute Kommunikation für jedes Training ein absolutes Muss. Die Mitarbeiter haben ein Anrecht darauf, den Hintergrund und Zweck der Schulung zu erfahren, sie benötigen die organisatorischen Details für ihre Planungssicherheit. Da es um ihre Arbeit geht, müssen sie von Anfang an, also schon in der Konzeptionsphase, einbezogen werden. Gleiches gilt für die unmittelbaren Führungskräfte. Wenn sie ihre Rolle als Lerncoach ernst nehmen sollen, müssen sie im Vorfeld eingebunden und mitgenommen werden. Und schließlich ist jedes Training ein Projekt, für dass es einen offiziellen Projektstart braucht und das ohne ein Lessons Learned nicht enden sollte.

Stehen auch Sie vor der Herausforderung, das Lernen in Ihrem Unternehmen neu organisieren und steuern zu wollen? Wir treten gerne in den Austausch und teilen unsere Erfahrungen mit Ihnen. Sprechen Sie uns an.